Handbuch

Alles, was du für Dienstplan, Stempeln und Urlaub brauchst – kurz erklärt.

StartStempelnDienstplanStundenFehlende ZeitUrlaubKrankVerfügbarkeitKalender-AboTeamboardFragen
1 · Einladung & erste Anmeldung
  1. Du bekommst eine E-Mail „Deine Einladung zu HeyLarry Perso“.
  2. Link auf dem Handy öffnen → App zum Home-Bildschirm hinzufügen (iPhone: Safari → Teilen → „Zum Home-Bildschirm“; Android: Chrome → ⋮ → „App installieren“).
  3. App öffnen, deine E-Mail-Adresse eingeben (die, an die die Einladung ging).
  4. Den 6-stelligen Code aus der neuen E-Mail eingeben – fertig. Ein Passwort gibt es nicht.
Du bist automatisch mit deinem Betrieb verbunden. Kein Code angekommen? Spam-Ordner prüfen oder die Leitung bitten, die Einladung erneut zu senden.
2 · Ein- und ausstempeln
  1. „Mein Bereich“ → Kommen tippen, wenn du anfängst.
  2. Feierabend: Gehen tippen.
  3. Am Tablet im Betrieb: 4-stellige PIN → Kommen · Pause · Gehen.
Gesetzliche Pause: ab 6 Std. Arbeit 30 Min., ab 9 Std. 45 Min. (unter 18: ab 4,5 Std. 30 Min., ab 6 Std. 60 Min.). Ist die gestempelte Pause kürzer, wird die gesetzliche abgezogen.
3 · Kalender & Dienstplan

„Kalender“ zeigt Schichten, Arbeitszeiten und Abwesenheiten – als Woche oder Monat, mit Filter. Unter Mehr → Dienstplan siehst du deine Schichten, offene Schichten zum Bewerben und die Tauschbörse.

4 · Arbeitszeiten & Stundenkonto

„Arbeitszeiten“ zeigt dein Konto: Kontostand zu Monatsbeginn, erwartetes +/- und Vorausschau bis Monatsende. Darunter Gesamtdauer, geplant, Soll und der Verlauf – tippe auf eine Zeit für Pausen und Details.

Schichten nach Mitternacht zählen bis 4:00 Uhr zum Vortag.
5 · Vergessen zu stempeln?
  1. Auf „Mein Bereich“ erscheint „Vergessen zu stempeln?“ → Beantragen (oder im Kalender bei der Schicht).
  2. Beginn/Ende sind aus dem Dienstplan vorgeschlagen – prüfen, anpassen, Senden.
  3. Die Leitung prüft und trägt die Zeit mit einem Klick ein.
6 · Urlaub beantragen
  1. „Abwesenheiten“ → + Antrag (oder der rosa Papierflieger unten rechts).
  2. Von / Bis wählen → Senden. Status: beantragt.
  3. Nach Genehmigung steht er im Plan. Dein Urlaubskonto zeigt Anspruch, genommen und Rest.
Gesetzlich mind. 24 Werktage bei 6 Tagen/Woche, anteilig – auch für Minijob und Aushilfen.
7 · Krank melden
  1. „Mein Bereich“ oder Papierflieger → „Krank melden“ → Zeitraum eintragen.
  2. Die Leitung sieht es sofort.
  3. Ab dem 4. Krankheitstag (oder früher, wenn der Betrieb es verlangt) gibt es die eAU – deine Praxis meldet sie an die Krankenkasse.
8 · Meine Verfügbarkeit

Mehr → Verfügbarkeit: Tag antippen → Frühschicht, Spätschicht, Früh & Spät oder kann nicht, dazu eine Notiz. Darunter dein Wochenmuster. Gelb umrandete Tage haben offene Schichten zum Bewerben. Die Leitung sieht alles beim Planen.

Kalender-Abo
  1. Mehr → Kalender-Abo (oder im Kalender „Abonnieren“).
  2. iPhone/Mac: „iPhone, iPad, Mac“ antippen → Abonnieren. Android: „Google Kalender“ → im Browser bestätigen, dann in der Google-Kalender-App den Kalender „Dienstplan“ synchronisieren. Outlook: „Outlook“.
  3. Fertig – Schichten und Urlaub stehen im Handy-Kalender, mit Erinnerung 1 Stunde vorher.
Der Link ist persönlich. „Neuen Link erzeugen“ sperrt den alten. Google aktualisiert alle paar Stunden – im Zweifel gilt die App.
9 · Teamboard, Kontakte, Ausweis

Mehr: Teamboard mit Neuigkeiten und Terminen, Kontakte der Kolleg:innen (wenn freigegeben) und dein Ausweis mit Perso-Nr. und QR-Code. Auf „Mein Bereich“ siehst du, wer gerade arbeitet, wer heute noch kommt und wer Geburtstag hat.

Fragen
Code kommt nichtSpam prüfen, 1 Min. warten, neu anfordern.
Neues HandyApp neu hinzufügen, mit gleicher E-Mail anmelden.
Zeit falschLeitung Bescheid geben – sie korrigiert. Abgeschlossene Monate nur nach Öffnen.
E-Mail geändertLeitung trägt die neue Adresse ein und lädt neu ein.
DatenNur du und die Leitung sehen deine Zeiten.
App öffnen
Mitarbeitende einladen
  1. Mitarbeiter → Person anlegen oder öffnen → E-Mail eintragen.
  2. Einladung senden – oder in der Mitarbeiterliste „Alle einladen“ (alle mit E-Mail, die noch nicht angemeldet sind).
  3. Status: eingeladen → angemeldet, sobald die Person den Code eingegeben hat.
Dienstplan

Woche wählen → Schicht ins Feld ziehen oder anklicken. Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden beachten.

Arbeitszeiten prüfen

Tag wählen → Zeiten bestätigen. „Ende fehlt“ → „Ende aus Dienstplan“ übernimmt das geplante Ende. Glocke oben zeigt fehlende Zeiten und offene Anträge.

Anträge

Übersicht oder Kalender → Genehmigen / Ablehnen. Fehlende Zeit → „Zeit eintragen“.

Monatsabrechnung
  1. Abrechnung → Vorschau prüfen.
  2. Konflikte lösen (Pause, Ruhezeit, 10 Std., Mindestlohn, Minijob-Grenze).
  3. Kontoausgleiche prüfen.
  4. Export ans Lohnbüro (CSV, TXT, DATEV LODAS) + Arbeitszeitnachweis.
  5. Monat abschließen – danach keine Änderungen mehr.
Personalzugang

Einstellungen → Mitarbeiter → Personalzugang: je Person Beschränkung (Daten aller · Bereich + Qualifikationen · eigener Bereich · nur eigene Daten) und Freigaben (mobile Zeiterfassung, Kontakte, Krankmeldung, Verfügbarkeit, Termine, Abwesenheitsanträge).

Einstellungen
LohnmonatMonatsende (z. B. 25.), Tageswechsel 4:00
Mindestlohn13,90 € → Minijob-Grenze 603 €
ZuschlägeNacht, Sonntag, Feiertag (§ 3b EStG)
LohnbüroE-Mail, Berater-/Mandantennr.
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